Microsoft Project Professional 2016: Projekte effizient planen

Die Durchführung von Projekten ist in vielen Betrieben an der Tagesordnung. Wenn eine bestimmte Veranstaltung ansteht, wenn es zur Entwicklung eines neuen Produkts kommt oder wenn die internen Prozesse optimiert werden sollen, ist es sinnvoll, die hierfür anfallenden Aufgaben als Projekt zusammenzufassen. Durch die Ernennung eines Projektleiters entstehen klare Zuständigkeitsbereiche. Die Formulierung der Projektziele erzeugt genaue Vorgaben und führt häufig zu einer besonderen Motivation. Um ein Projekt erfolgreich durchzuführen, ist es wichtig, dieses bis ins Detail zu planen. 

MS Project für ein effizientes Terminmanagement

Termine stellen das Grundgerüst der meisten Projekte dar. Dabei gibt es in der Regel einen festen Endtermin, bis zu dem das gesamte Projekt abgeschlossen sein muss. Um diesen einzuhalten, sind jedoch viele kleine Zwischenschritte notwendig. Auch hierfür ist es sinnvoll, genaue Termine vorzugeben. Darüber hinaus ist es wichtig, Zeitreserven einzuplanen, um auf eventuell eintretende Verzögerungen vorbereitet zu sein. Microsoft Project erleichtert es, die notwendigen Termine für ein Projekt einfach und effizient zu planen. Dabei berücksichtigt das Programm automatisch die gewählten Stichtage, Zeitpuffer, Feiertage und andere Einschränkungen.

Ressourcen mit Microsoft Project planen 

Um ein Projekt erfolgreich zu gestalten, ist es nicht nur notwendig, die gesetzten Termine dafür einzuhalten. Um alle Arbeitsschritte zu bewältigen, ist es auch notwendig, dass hierfür die notwendigen Ressourcen zur Verfügung stehen. Daher erlaubt die Project-Software von Microsoft auch eine sehr detaillierte Ressourcenplanung. Diese ist wiederum in drei Teilbereiche eingeteilt: Arbeitskraft, Materialien und Kosten. Auf diese Weise ist es ganz einfach, sicherzustellen, dass alle Ressourcen zum gewünschten Zeitpunkt zur Verfügung stehen.

Projekte überwachen und Berichte verfassen

Wenn die Planungen abgeschlossen sind, kann das Projekt beginnen. Dabei ist es wichtig, genau zu überwachen, ob alle Pläne eingehalten werden. Das Projektteam kann bei dieser Software alle Arbeitsergebnisse eintragen. Diese vergleicht die Ergebnisse dann automatisch mit den Vorgaben. So wird der Projektleiter schnell auf Probleme beim Zeitplan aufmerksam. Darüber hinaus erstellt das Programm anhand dieser Daten automatische Berichte, die sich beispielsweise für Vorträge und Präsentationen verwenden lassen.

Standard oder Professional: die Unterschiede zwischen den Editionen

Project 2016 ist in zwei verschiedenen Editionen erhältlich: Standard und Professional. Diese weisen große Unterschiede auf. Die Standard-Ausführung ist für einen Einzelplatzrechner geeignet. Daher bietet sie sich in erster Linie für kleine Projekte an, bei denen nur wenige Personen beteiligt sind. Für professionelle Anwender empfiehlt sich dagegen die Professional Edition. Diese erlaubt die Anbindung an den Microsoft-Project-Server. Das ermöglicht eine deutlich einfachere Zusammenarbeit mit den übrigen Teammitgliedern. Darüber hinaus sind mehrere praktische Zusatzfunktionen enthalten – beispielsweise für das Multiprojektmanagement, das Risikomanagement und für eine zentrale Ressourcenplanung.

Einfache Anbindung weiterer Dienste von Microsoft

Die Software Project gehört zur Office-Familie. Auch wenn Sie diese einzeln erwerben, profitieren sie davon, dass die Anbindung an andere Office-Funktionen sehr einfach ist. Wenn Sie beispielsweise Skype for Business verwenden, dann können Sie Anrufe durchführen oder Nachrichten an andere Teammitglieder versenden, ohne dabei die Project-Benutzeroberfläche zu verlassen. Auch die Einbindung anderer Office-Programme ist sehr einfach, um die entsprechenden Dokumente für die Planung heranzuziehen oder mit dem ganzen Team zu teilen.

Was-wäre-wenn-Szenarien: Probleme bereits im Ansatz verhindern

Microsoft Office Project erlaubt es, verschiedene Szenarien durchzuspielen. Sie können beispielsweise ausprobieren, wie es sich auf das Gesamtprojekt auswirken würde, wenn ein Lieferant seinen Liefertermin nicht einhält. Auch können Sie herausfinden, was passiert, wenn ein wichtiger Mitarbeiter krank werden sollte. Diese Szenarien helfen dabei, mit derartigen Abweichungen von Ihrem Terminplan sinnvoll umzugehen. Dadurch verhindern Sie viele Probleme bereits im Ansatz.