Microsoft Project Profesional 2016

Microsoft Project Professional 2016: Planificación eficiente de proyectos

La realización de proyectos es una rutina en muchas empresas. Cuando se acerca un evento específico, cuando se desarrolla un nuevo producto o cuando se desean optimizar los procesos internos, es útil agrupar las tareas correspondientes como un proyecto. La designación de un jefe de proyecto crea áreas claras de responsabilidad. La formulación de los objetivos del proyecto genera directrices precisas y a menudo conduce a una motivación especial. Para llevar a cabo un proyecto con éxito, es importante planificarlo hasta el más mínimo detalle.

MS Project para una gestión eficiente de los plazos

Los plazos constituyen la estructura básica de la mayoría de los proyectos. Por lo general, hay una fecha límite fija para completar todo el proyecto. Para cumplirla, sin embargo, se necesitan muchos pequeños pasos intermedios. También es útil establecer fechas exactas para estos. Además, es importante planificar reservas de tiempo para estar preparado ante posibles retrasos. Microsoft Project facilita la planificación sencilla y eficiente de los plazos necesarios para un proyecto. El programa tiene en cuenta automáticamente las fechas clave seleccionadas, los márgenes de tiempo, los días festivos y otras restricciones.

Planificación de recursos con Microsoft Project

Para que un proyecto sea exitoso, no solo es necesario cumplir con los plazos establecidos. Para realizar todos los pasos de trabajo, también es necesario disponer de los recursos necesarios. Por ello, el software Project de Microsoft permite una planificación de recursos muy detallada. Esta se divide en tres áreas: mano de obra, materiales y costos. De esta manera, es muy fácil asegurarse de que todos los recursos estén disponibles en el momento deseado.

Supervisión de proyectos y elaboración de informes

Una vez finalizada la planificación, puede comenzar el proyecto. Es importante supervisar con precisión si se cumplen todos los planes. El equipo del proyecto puede registrar todos los resultados de trabajo en este software. Luego, el programa compara automáticamente los resultados con las directrices. Así, el jefe de proyecto se da cuenta rápidamente de problemas en el cronograma. Además, el programa genera informes automáticos basados en estos datos, que pueden utilizarse, por ejemplo, para charlas y presentaciones.

Estándar o Professional: las diferencias entre las ediciones

Project 2016 está disponible en dos ediciones diferentes: Estándar y Professional. Estas presentan grandes diferencias. La versión Estándar es adecuada para un solo equipo. Por ello, es principalmente indicada para proyectos pequeños con pocas personas involucradas. Para usuarios profesionales, se recomienda la edición Professional. Esta permite la conexión al servidor Microsoft Project, lo que facilita considerablemente la colaboración con los demás miembros del equipo. Además, incluye varias funciones adicionales prácticas, por ejemplo, para la gestión multiproyecto, la gestión de riesgos y la planificación centralizada de recursos.

Conexión sencilla con otros servicios de Microsoft

El software Project forma parte de la familia Office. Aunque lo adquiera por separado, se beneficia de que la conexión con otras funciones de Office es muy sencilla. Por ejemplo, si utiliza Skype for Business, puede realizar llamadas o enviar mensajes a otros miembros del equipo sin salir de la interfaz de Project. También es muy fácil integrar otros programas de Office para consultar o compartir con todo el equipo los documentos correspondientes para la planificación.

Escenarios "qué pasaría si": prevenir problemas desde el principio

Microsoft Office Project permite simular diferentes escenarios. Por ejemplo, puede probar cómo afectaría al proyecto general si un proveedor no cumple con su fecha de entrega. También puede averiguar qué sucede si un empleado importante se enferma. Estos escenarios ayudan a manejar de manera adecuada tales desviaciones del cronograma. Así, evita muchos problemas desde el principio.